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公文管理办法

 

第一章  

第一条  为了使企业公文处理工作规范化、制度化,结合企业的实际情况,特制定本规定。

第二条  企业公文是传达贯彻方针政策、请示和答复问题、引导和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,必须认真做好公文处理工作。

第三条  企业各部门应发扬实事求是、认真负责的工作作风,克服形式主义和文牍主义,提高公文处理的效率和质量。

第四条  公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由行政事务部文秘人员收发、分办、用印、立卷、归档。

第五条  各部门的公文处理工作,必须实行严格的保密制度,确保企业机密。

第二章  公文种类

第六条 公文种类主要有:请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决定、决议、函和会议纪要。

第三章  公文格式

第七条 公文格式一般包括:发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送(抄报)机关、印发机关和印发日期等。

(一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文单位和公文种类。除批转文件外,公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

(二)向上级请示的公文,一般只写一个主送单位;如果需要上报另一个上级单位时,可以用抄报的形式。

(三)发文时间,以领导签发日期为准;联合行文,以最后单位签发的日期为准。

(四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文,只标明主办单位的公文编号。

(五)公文如有附件,应当在正文之后、单位名称之前,注明附件的名称和件数。

(六) 文字要准确、精炼,条理要清楚,层次要分明,结构要紧密,用语要规范。人、地、物名、引文及时间要具体、准确。收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文,应将主办单位排列在前。

(七)文字一律从左至右横写横排。

第八条  公文纸一般用A4纸,在左侧装订。“通告”等用纸大小,根据实际需要确定。

第九条  内部行文,可按问题的种类和性质,部门之间不用发文形式解决一般性问题。

第十条  企业各部门不得越级行文。

第十一条  向上级请示的公文,应一文一事,主送一个单位,不要同时抄送下级单位,不要直接送领导者个人(除领导直接交办外);向下级单位的重要行文,可以抄报直接上级单位。

第十二条  发文应根据需要确定主、抄送单位,不得滥发。

第十三条  企业发文,必须由行政事务部统一编号;企业发文,上行文用西部亚洲必赢官网字〔××年〕××号,函用西部亚洲必赢官网函〔××年〕××号,下行文用西部亚洲必赢官网发〔××年〕××号。

 

第四章  公文处理程序

第十四条  收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。

(一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料、传真和平级发来的文件,均由行政事务部文秘人员统一签收、开拆、OA办公系统进行文件处理。其中内容重要的急件,及时通知领导阅批。

(二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示,安排OA办公系统办理。

(三)凡需办理的公文,需经行政事务部负责人审核后上传OA办公系统,企业领导批示后方可办理。各部门收到急件时,应及时送达行政事务部办理收文。

(四)加强公文检查催办工作。办文人员对有领导批示的公文及本企业发出的文件,要认真督促、催办,以防积压或漏办。各部门对上级发来的文件,需要汇报贯彻实行情况的,要及时检查反馈。

(五)领导参加重要会议带回的重要文件,在汇报和传达后,应将会议文件交文秘人员立卷归档。

第十五条  发文处理。一般包括拟稿、核稿、审稿、会签、签发、用印、发文、归档等程序。

(一) 公文草拟

1.要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。

2.情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅力求简短。

3.引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。

4.数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。

5.章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为:“一”,二层为“(一)”,第三层为“1”, 第四为“(1)”。

6.不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。

(二)公文审核:企业文稿在送审领导签发前,应由行政事务部核稿。

审核的重点:

1.是否需要行文。

2.是否符合国家的方针、政策、法律、法令;与本单位发过的公文是否衔接。

3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。

4.处理程序是否完备,行文关系、公文格式是否符合规定。

5.文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回原承办部门修改,改动过大的,要重新抄正。

(三)公文签发:根据新《党政机关公文处理工作条例》的规定,企业涉及“三重一大”事项、对上级政府部门、股东单位报送的文件由董事长签发,总经理和相关分管领导会签。运营管理及事务性文件由总经理签发,企业公文签发涉及业务部门的必须由业务部门起草,分管部门领导会签。

(四)企业内部行文使用OA办公系统。

(五)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改,必须重新审核。

(六)公文校对以原稿为准,非承办人不得擅自改动原文。

(七)公文签发后,由文秘人员负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方,符合公文格式。装订要整齐牢固,不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年、月、日。

(八)公文应及时送达、邮寄或传真至收文单位,并作好签收登记。

第十六条  公文处理详细规定参见《国家行政机关公文格式GB/T9704—2012》。

第五章  文件的管理

第十七条  企业建立严格的公文管理制度,各部门要加强对相关人员的保密纪律教育,做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。

第十八条  各部门工作中形成的文书,包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音等有保存价值的资料,都必须由承办人收集齐全,分类整理,移交行政事务部归档,各部门、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

第十九条  没有存档价值和存查必要的公文,由档案室鉴别、登记后销毁。

第二十条  本办法自印发之日起施行,原西部亚洲必赢官网发(〔200433号)文件同时废止,本办法由行政管理部负责说明。

 

 

 

                                                                  亚洲必赢官网登录

                     2020年12月14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



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